| 平成29年6月26日 | | 支部長 各位 | 東京都市大学 校友会
支部委員長・副会長 松村 慶一
事務長 小杉 雅克 |
皆様のご尽力により、支部総会がこれまで以上に活性化していることに御礼申し上げます。支部総会開催に際し、今後一層の円滑化を図るため以下諸手続きについてご協力のほどお願いいたします。なお、支部役員の皆様にも共通認識として内容の伝達、周知徹底のほどよろしくお願いいたします。校友会事務局として支部総会開催に向け、これまで以上に対応をさせていただきます。ご不明、お気づきの点あればご連絡のほど、お願いたします。 - 総会開催案内状
① 学長、会長へのご案内状は、開催2ヶ月前までに本部へお送りください。
② 支部会員宛の開催案内は、印刷ならびに配信の都合上、返信 〆切の1ヶ月半前までに本部へお送りください。
③ 校友会より総会参加者に2000円／人の補助が出ています。その旨開催案内葉書に記載ください。
④ 返信葉書に「メールアドレス記載欄」を設けてください。本年6月1日に葉書代が値上げとなりました。
また、会員数は年々増加いたします。通信費の抑制の観点から、総会開催案内通知は、従来の葉書から早期にメール送信に移行を予定します。 - 総会準備
① 大学教員の参加の場合は、大学の近況等の報告を予定しますので、プロジェクターの準備をお願いいたします。
（プロジェクター準備不可能の場合事務局へご連絡ください。）
② 大学教員による講演の場合も、プロジェクターの準備をお願いいたします。 - 総会配布資料
① 本部からの配付資料数ならびに送り先について、開催日1週間前までには事務局へご連絡ください。予備を含め総会会場など指定された場所に発送いたします。
② 支部総会式次第、および出席者名簿は決定次第、総会開催前に事務局あてお送りください。 - 総会報告
① 支部総会終了後、「支部総会実施報告書」とともに総会配布資料を、事務局あて送付ください。
② 地方支部支援費の使途等確認のため、支部総会での「収支決算」、「事業報告」のご報告をお願いいたします。
③ 支部総会ならびに支部行事の様子を校友会報「支部だより」・校友会ＨＰ「支部ニュース」に掲載をお願いします。支部総会懇親会、支部行事の集合写真、懇談のスナップ写真などを支部ＨＰに掲載をお願いします。（事務局へご連絡いただければ、ＩＤをご連絡いたします。）
一方、支部でのHP更新が難しい場合は、事務局へご連絡ください。 - 会員異動報告
① 支部会員の住所変更ならびにメールアドレス登録等につきましては、異動判明後速やかに事務局に連絡ください。
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